Você sabe qual a importância de emitir nota fiscal eletrônica?

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A VHSYS Sistemas de Gestão, empresa parceira do Clube, gentilmente enviou-nos o artigo abaixo para publicação.

Boa leitura…

Você sabe qual a importância de emitir nota fiscal eletrônica?

Sabia que ela pode acarretar benefícios para você e seu negócio?

Muitas empresas ainda deixam de emitir a nota fiscal, documento de grande importância para a relação saudável entre comerciantes e compradores. Além de garantir os direitos do consumidor, a nota fiscal também evita a evasão do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Confira a importância da emissão das notas fiscais, os riscos que sua empresa corre em não emiti-las e os benefícios desse documento. Acompanhe nosso artigo!

Para o que serve a nota fiscal?

Emitir NF-e, mais conhecida como nota fiscal eletrônica, além de ser uma prática obrigatória para a grande maioria das empresas. É um documento de cunho fiscal que tem como objetivo regularizar e registrar o processo de compra ou transferência de qualquer tipo de produto ou propriedade de uma empresa para um comprador ou empresa. A emissão de nota fiscal é indispensável para manter seu empreendimento em legalidade.

Com isso, a nota fiscal é a etapa final da venda e “a certidão de nascimento da compra”. É nela que constam informações importantes como onde e quando o consumidor adquiriu o produto, além de comprovar a garantia da mercadoria, informando o seu tipo, série, modelo, marca, série e valor.

Para isso, existem diversos tipos de notas fiscais, para que cada uma seja direcionada á uma funcionalidade. Há notas específicas para serviços do consumidor, notas de produto, notas de entrada e saída, exportação e importação.

A importância da emissão da nota fiscal

A tributação começa na nota fiscal, sendo, portanto, a prova de que uma empresa paga seus tributos de forma correta e os relativos percentuais são devidamente recolhidos pelo governo. Além disso, as notas fiscais são essenciais para manter a empresa em dia, gerando confiança para os fornecedores e clientes de um negócio.

A nota fiscal também é um direito do consumidor que, em caso de defeito da mercadoria adquirida, pode exigir a substituição do produto, restituição da quantia paga ou abatimento proporcional do preço, mediante a nota fiscal.

No entanto, a obrigatoriedade da emissão da nota fiscal para o consumidor final não se aplica aos empresários enquadrados como MEI (Microempreendedor individual) que, no caso, só ficam obrigados de emitir a nota em vendas e prestações de serviços para pessoas jurídicas de qualquer porte.

Segunda via da Nota Fiscal

Sempre que compramos algum produto, a nota fiscal é a nossa garantia de troca, não é mesmo? Porém, nem sempre guardamos esse documento com cuidado e frequentemente você o perde.

De acordo com o Portal do Consumidor, em caso de perda da primeira via da nota fiscal, o consumidor pode entrar em contato com o fornecedor e solicitar a segunda via. No entanto, alguns especialistas dizem que os fornecedores não são obrigados a emitir a segunda via, pois, não está previsto no IDEC (Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor), porém, o cliente pode solicitar uma declaração de que a compra foi feita naquele estabelecimento.

Contudo, alguns fornecedores são adeptos dessa prática de fornecer a segunda via gratuitamente para manter um bom relacionamento com seus clientes e agir de boa fé. Como consumidor, você tem um prazo de 5 após a compra para fazer o requerimento da segunda via junto ao fornecedor, caso ele negue essa solicitação pode ser feita na Secretaria da Fazenda.

Nota fiscal eletrônica

Muitas pessoas ainda não são adeptas da nota fiscal, isso se dá principalmente devido à falta de informação. O não conhecimento desse documento leva a crer que notas fiscais servem somente para acúmulo de papel, mas, não é bem por aí.

Uma opção para a emissão da nota fiscal é a nota fiscal eletrônica (NF-e), documento emitido e armazenado eletronicamente em suporte digital. A sua validade fiscal e jurídica é garantida com assinatura digital do emissor e do receptor. Já a validação do documento é feito por parte das autoridades fiscais.

A NF-e foi criada e inaugurada em 2008 pelo governo com o intuito de oferecer mais segurança, agilidade e melhor controle fiscal. A inclusão dessa tecnologia em seus processos é capaz de promover diversos benefícios para você como contribuinte, comprador e para a sociedade como um todo. Para isso, listamos alguns benefícios que a emissão da NF-e pode lhe acometer.

Para o contribuinte:

diminuição dos custos com impressão e materiais para impressão;
diminuição de custos de envio;
aumento do espaço de armazenagem de documentos;
simplificação e redução de custo dos processos;
otimização do tempo;
aumento da segurança e sigilo de dados;
incentivo de novas tecnologias (emissor de nota fiscal).
Para o comprador:
extinção de preenchimento de notas fiscais na entrada de mercadorias;
redução dos erros de preenchimento;
criação de padrões dos contatos com as empresas;
diminuição no consumo de papel;
proteção da garantia de troca ou devolução do produto adquirido.
Para a sociedade:
incentivo do comércio eletrônico;
diminuição dos impactos ambientais;
probabilidade de aparecimento de novos negócios relacionados à emissão de nota fiscal.
Medida de compliance
No contexto empresarial, compliance são as medidas para o cumprimento de leis, normas e regulamentos que são aplicados às empresas. Com isso, uma das medidas compliance do seu negócio é justamente a emissão da nota fiscal. Já que, como dito anteriormente, a maioria das empresas tem a obrigatoriedade de emitir a NF-e.

Em 2012 foi sancionada a lei nº 12.741 em que é determinada a exigência de constar nas notas fiscais o valor dos tributos. Com isso, o contribuinte (empresa) deve disponibilizar essas informações na nota como medida para estar de acordo com as leis estabelecidas.

Regularidades com o fisco

O fisco são as gestões que o Estado faz junto ao Tesouro público em relação às finanças, economia, tributo e patrimônio, ou seja, o fisco é responsável por controlar, regulamentar e fiscalizar a legislação tributária.

Dessa maneira, o fisco engloba três esferas: o fisco estadual, federal e municipal. O que a nota fiscal tem a ver com isso? A emissão de nota fiscal entra em conformidade com essas esferas do fisco.

Com isso, para determinar em qual esfera a sua nota fiscal é regulamentada, é levado em consideração o tipo de produto ou serviço que sua empresa oferece. Por exemplo, o fisco estadual refere-se principalmente ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias), o fisco federal incide especialmente sobre o IR (Imposto de Renda) e o municipal é referente às responsabilidades do município, como, por exemplo, o ISS (Imposto sobre Serviços).

Então, o cumprimento de todas as normas relacionadas às notas fiscais são um requisito para se manter em regularidade junto à Fazenda e para a prevenção de problemas com o fisco.

Penalidades

Engana-se quem acha que não emitir notas fiscais, falsificá-las ou omitir os valores passarão despercebidos. Muito pelo contrário. Essas práticas são ilegais, também conhecida como sonegação fiscal, e as consequências são severas.

De acordo com o Portal Tributário, a penalidade para a sonegação pode variar de reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, além da multa – que pode atingir até 225%, conforme artigo 1º da Lei 8.137/1990 e artigo 44 da Lei 9.430/1996.

E não para por aí! Além da não emissão da nota fiscal, também há penalidades em relação ao preenchimento das NF-e. Cada nota fiscal eletrônica deve seguir uma sequência na numeração. Em casos que essa sequência numérica é alterada ou pulada, essa ação é denominada “falta de inutilização de número” ou rejeição de NF-e.

Com isso, o erro deve ser comunicado à SEFAZ, caso contrário você deverá pagar uma penalidade em forma de multa.

Para eventualidades em que a nota fiscal precisa ser cancelada, o contribuinte tem o prazo de 24 horas, e se não houver a comunicação de cancelamento, é aplicada uma multa de 10% sobre o valor do documento.

Emissores de nota fiscal

Além da Sefaz (Secretaria da Fazenda), que no final de 2016 decidiu manter o seu emissor gratuito de nota fiscal eletrônica, uma necessidade para micro e pequenos empresários que não emitem tantas notas fiscais, uma alternativa para o emissor da Sefaz, são os softwares de emissão de nota fiscal eletrônica, que facilitam o dia a dia da empresa, tornando a contabilidade prática e descomplicada.

Para se adequar à nota fiscal eletrônica é preciso se atentar à algumas questões, como:

possuir um certificado digital: funciona como uma identidade eletrônica usada para identificação de pessoas ou empresas no meio virtual. Para possuir esse documento é necessário ser cadastrado em uma certificadora, que são facilmente encontradas;
possuir cadastro na Secretaria da Fazenda: cadastro realizado no site da Secretaria da Fazenda para ser registrado como emissor;
possuir credenciamento de emissão NF-e: também realizado junto a Secretaria da Fazenda após o cadastro de emissor.

Após a regularização das burocracias de credenciamento basta fazer o download de algum emissor de NF-e, realizar a solicitação do código de segurança do contribuinte por meio do site Portal NFCe. Apesar de parecer trabalhoso, esse processo pode ser feito facilmente pelo seu computador e sem sair de casa.

Como pôde ser percebido, a emissão da nota fiscal é, além do cumprimento de leis, uma prática que beneficia tanto quem emite quanto quem recebe, uma vez que, com isso você se mantém em conformidade com as leis e garante um bom contato e relacionamento com seus clientes.